CompounderSystemval
Koncernredovisningssystem för mindre koncerner – vad behöver ni egentligen?
Ett koncernredovisningssystem ska göra ekonomiteamets arbete enklare. För en mindre koncern gäller det att få stöd för återkommande konsolidering och kontroll, med en kostnad och ett införande som passar verksamheten. Här är kraven att börja med – och ett konkret test att ta med till nästa demo.
Beskriv arbetet innan ni jämför systemen
Skriv ner vilka bolag som ingår, vilka ekonomisystem de använder, hur ofta ni rapporterar och vad som tar tid i dag. Är det insamlingen, kontomappningen, interna mellanhavanden eller granskningen? Ett verktyg som löser fel flaskhals kan ge en snygg rapport samtidigt som större delen av arbetet finns kvar.
Gör också skillnad mellan ett verktyg för koncernens interna månadsrapportering och stöd för en fullständig formell koncernredovisning. Det senare kan kräva ytterligare funktioner för exempelvis förvärvsanalyser, noter och årsrapportering. Be leverantören beskriva precis vilken leverans systemet omfattar och vilka moment som görs på annat sätt.
De viktigaste kraven för en mindre koncern
| Område | Fråga att ställa | Be att få se |
|---|---|---|
| Datainsamling | Vilken data kan hämtas från våra system? | En verklig koppling eller dokumenterat importflöde. |
| Kontomappning | Kan lokala kontoplaner behållas? | Hur två olika konton blir samma koncernrad. |
| Elimineringar | Hur hanteras interna relationer och avvikelser? | Både matchade poster och en oförklarad differens. |
| Valutor | Vilka omräkningsprinciper stöds? | Kurser, omräkningsdifferenser och spårbara inställningar. |
| Kontroll | Kan en annan person granska arbetet? | Vägen från rapport till källa och justering. |
| Åtkomst | Kan insyn begränsas per bolag? | Vad en dotterbolagsanvändare faktiskt får se. |
| Kostnad | Vad kostar vårt arbetssätt första året? | Abonnemang, uppsättning, tillägg och egna arbetsmoment. |
Använd kravlistan som en första sortering. Alla koncerner behöver inte alla funktioner från början. Valutaomräkning är exempelvis mindre central om alla bolag rapporterar i SEK, medan en gemensam motpartsstruktur kan vara avgörande redan med två bolag som fakturerar varandra ofta.
Vad bör fungera från första månaden?
- Ni kan ta in en komplett period från samtliga bolag och se vad som saknas.
- Mappningen går att läsa och ändra kontrollerat när ett nytt konto tillkommer.
- Interna differenser blir synliga i stället för att döljas i en summerad rapport.
- Återkommande justeringar går att återanvända och följa mellan perioder.
- Den som godkänner rapporten kan kontrollera både belopp och underlag.
Det är lätt att underskatta det sista kravet. Ett resultat som bara en person kan förklara skapar en sårbarhet även om processen går fort. Fråga därför vem som kan överta arbetet vid frånvaro och hur personen får tillgång till reglerna bakom siffrorna.
Sådant som kan vänta – om ni inte har ett verkligt behov
Avancerad scenarioplanering, omfattande specialrapporter och ett stort antal anpassade dimensioner kan vara värdefulla. Men de behöver inte vara förutsättningar för att få ordning på konsolideringen. Dela upp kraven i måste fungera nu, behövs inom ett år och möjligt senare. Då blir det lättare att förstå både omfattning och pris.
Samtidigt får lågt antal bolag inte bli ett skäl att hoppa över nödvändig funktionalitet. Två bolag med delägande, utlandsverksamhet och ett komplicerat förvärv kan kräva mer stöd än en större grupp med enhetliga system. Bedöm komplexiteten, inte bara storleken.
Ta med ett testfall till demon
Använd tre testbolag och en avstämd månad. Låt två bolag ha olika kontoplaner. Lägg in en intern fordran på 500 000 kronor och en motsvarande skuld på 480 000 kronor. Förbered att differensen beror på en faktura som bokförts i olika perioder. Om ni har utländska bolag, lägg till er faktiska valutafråga.
- Kan leverantören visa att ett bolag eller en period saknas?
- Hur upptäcks differensen på 20 000 kronor, och vem ska utreda den?
- Går det att se vilken mappning som styr en rapportpost?
- Vad händer när ett nytt konto saknar regel?
- Kan rapporten räknas om efter en rättning utan att granskningens förutsättningar blir oklara?
- Kan ni få ut era data och underlag om ni senare byter lösning?
Testet är användbart även om integrationen inte kan anslutas under en demonstration. Be då om ett avgränsat prov med representativa data. Håll isär vad som visas i produkten, vad som kräver konsultarbete och vad som ligger i leverantörens framtidsplan.
Jämför totalkostnaden, inte bara månadsavgiften
En låg licensavgift kan kombineras med mycket eget arbete. Ett högre abonnemang kan å andra sidan innehålla stöd som ni inte använder. Räkna på samma antal bolag, användare, kopplingar och rapportperioder för varje alternativ. Använd modellen för att beräkna systemets totalkostnad och begär en tydlig offert för de delar som inte har fast pris.
Så passar Compounder in
Compounder är en leverantör av koncernstöd, så denna guide är skriven ur det perspektivet. Vår utgångspunkt är att ni ska kunna samla bolagens ekonomiska data, arbeta med gemensam struktur och följa rapporteringen tillbaka till underlagen. Se funktionerna för koncern och konsolidering, anslutna affärssystem och aktuella priser.
Ta gärna med kravlistan när ni bokar en demo. Målet är att pröva om lösningen passar er koncern och reda ut vad som krävs för att komma igång. Om ert nuvarande kalkylark redan är välkontrollerat och möter behoven kan ni också ha skäl att fortsätta med det en tid.
